Главная » Как правильно оформить

Правильно оформлять письмо организацию

Написание писем – трудности в современной переписке

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

Что делать, если требуется активная деловая переписка, а вопрос о том, как писать письма, остается открытым? Что, если написание писем превращается в долгий и сложный процесс, а правильное оформление письма остается тайной?

Многие пытаются в данном случае найти хорошие образцы писем, на которые можно ориентироваться. Взяв за основу одно бизнес письмо, нельзя постичь до конца правила написания деловых писем. Деловая переписка включает множество видов писем, поэтому единичный пример оформления письма не может удовлетворить все нужды компании.

Однако, идея взять за основу образцы писем неплоха. Но лучше, если под рукой имеются многочисленные шаблоны писем, каждый из которых подходит под конкретный случай. Такие шаблоны писем трудно разработать самому, придется потратить на это много времени и сил, не говоря уж о том, что придется соблюдать пресловутые правила написания писем.

Гораздо выгоднее воспользоваться нашим предложением: на нашем сайте имеются уже готовые шаблоны писем, которые доступны для вас в любой момент. Не нужно думать о том, как соблюдать правила составления писем, не нужно искать где-то пример делового письма, не нужно думать, как правильно оформить письмо, все это сделано за вас и для вас.

Написание писем в деловой сфере – это не творческое хобби, которому можно посвятить часы и дни. Деловая переписка должна быть оперативной, писать письма клиентам и отвечать на их послания нужно быстро. У активно развивающейся компании каждая минута на счету, деловое письмо должно быть написано быстро и качественно.

Чтобы избавиться от необходимости тщательно подбирать фразы-клише, обдумывать всякий раз оформление письма, нужно просто иметь готовый бланк письма и шаблоны писем. С нашими образцами оформление делового письма станет максимально быстрым. В то же время вы не потеряете в качестве, как это часто бывает при поспешной работе.

Типовые письма, которые вы найдете у нас, составлены грамотно, соблюдены все правила оформления писем. Как писать деловые письма быстро? Если вы ищете ответ на этот вопрос, то он прост: используя наши шаблоны писем! Как сделать так, чтобы деловое письмо было готово в максимально сжатые сроки, но было написано качественно? Просто взять пример делового письма с нашего сайта!

Экономите усилий ваших сотрудников

Даже если они прекрасно знают, как писать письма, если составление делового письма для них - привычное дело, а правила оформления писем им хорошо знакомы, деловая переписка все равно будет отнимать у них слишком много усилий. К тому же, может возникнуть ситуация, когда привычные типовые письма уже не охватывают всех необходимых вариантов, и тогда приходится думать, как оформить письмо.

В этом случае написание делового письма может стать сложной задачей. А если у сотрудников всегда под рукой шаблон делового письма, составленный нами, то его усилия будут минимальны. Образец оформления письма значительно облегчает работу и ускоряет делопроизводство.

Вместо того, чтобы думать, как писать письма, сотрудник быстро находит пример составления письма, вносит соответствующие изменения и приступает к выполнению новых задач. Написание делового письма становится простым делом, если вы предоставите сотруднику наши примеры написания писем.

Хотите, что сотрудник точно знал, как правильно писать письма? Хотите, чтобы он досконально соблюдал правила оформления писем? Пусть у него всегда будет образец написания письма, специально разработанные шаблоны писем с нашего сайта!

Что вы найдете на нашем сайте?

В первую очередь, ответ на вопрос, как писать письма. Вы увидите, какой должна быть деловая переписка, каковы правила делового письма. В целом, на нашем сайте структурирована и разобрана по полочкам вся деловая переписка, остается лишь взять нужные примеры написания писем.

Правила делового письма даны в конкретных примерах, написание писем сведено к простым действиям по заполнению подходящего образца. На нашем сайте вы сможете найти неоценимую помощь в такой области деятельности, как делопроизводство.

На нашем сайте вы сможете увидеть шаблоны писем, каждый из которых - это образец написания письма для конкретного случая. Любое бизнес письмо может быть написано с использованием наших шаблонов.

Составить деловое письмо по одному из образцов очень просто, а значит, существенно упрощается деловая переписка. Нужен лишь бланк письма, разработать который по нашим шаблонам не составит труда. Вы сможете найти на нашем сайте пример делового письма, который станет образцом для ваших писем.

Имея под рукой качественный пример делового письма, вы сможете упростить составление писем. С нашими шаблонами написание делового письма будет приятным и быстрым.

Вы перестанете думать о том, как правильно написать письмо. Оформление письма с помощью наших шаблонов гарантирует соблюдение такой важной условности, как правила написания писем. Составление делового письма, в котором соблюдены все требования, станет посильной задачей. Имея шаблон, не нужно беспокоиться о том, как оформить письмо, оформление письма станет нашей заботой.

У нас есть пример делового письма, у нас есть все, чтобы вы не думали, как правильно писать письма или как оформить письмо. Деловое письмо, написанное с помощью наших шаблонов, будет безупречным. Оформление письма уже готово, бланк письма ждет вас. Воспользуйтесь неоспоримым преимуществом, которое дает вашей компании применение наших шаблонов писем!

Правильное оформление писем

Правильно оформленное письмо - показатель компетентности и серьезности Вашей организации, поэтому при оформлении писем важно соблюдать следующие правила:

  • письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата;
  • необходимо помнить о стандартных полях: (левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм) и не допускать «забегания» букв на поля или даже за поля, которые нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;
  • в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации;
  • необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное – придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль;
  • рекомендуемый шрифт для оформления писем – Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал – 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;
  • важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение). Главное – правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;
  • в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится;
  • в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об уплотненной застройке в Ленинском районе…»), для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;
  • текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;
  • текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза, формулировка вежливости («С уважением», «С благодарностью» и т.п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;
  • при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;
  • при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи;
  • внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно – фамилия и телефон;
  • документы, оформленные с помощью компьютера, могут содержать отметку об автоматическом поиске документа, то есть название файла в компьютере;
  • при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше;
  • печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

После подготовки, регистрации и подписания письма, при отправке почтой, оно упаковывается в конверт (необходимо аккуратно и внимательно заполнить соответствующие графы, относящиеся к данным получателя и отправителя) и относится на почту, где может быть отправлено обычным письмом, заказным письмом (в т.ч. с уведомлением о вручении адресату), отправлением 1 класса, экспресс-почтой и т.п. (в зависимости от ситуации).

Официальное письмо: существующие виды, правила оформления

18 декабря 2013, просмотров: 14630, Раздел: Бизнес-статьи

Любое официальное письмо представляет собой оболочку для передачи информации, для того, чтобы составить правильное письмо, необходимо обратить внимание не только на форму, но и на содержание, в данной статье, мы рассмотрим официальное письмо: существующие виды и правила оформления .

Наиболее распространённые виды официальных писем

• Гарантийное письмо
• Инструкционное письмо
• Деловое письмо
• Официальное письмо
• Рекомендательное письмо
• Сопроводительное письмо
• Информационное письмо
• Благодарственное письмо
• Коммерческое письмо
• Рекламное письмо
• Рекламационное письмо
• Письмо-извещение
• Письмо-запрос
• Письмо-ответ
• Письмо-приглашение
• Письмо соболезнование
• Письмо-благодарность
• Письмо-просьба
• Письмо о сотрудничестве
• Письмо-жалоба
• Письмо-напоминание
• Письмо-извинение
• Спонсорское письмо
• Письмо-отзыв
• Письмо-требование
• Письмо-подтверждение
• Письмо требование
• Письмо ходатайство и так далее.

Как написать официальное письмо

Для написания официального письма потребуется специальный бланк, который имеет стандартную форму. Для данных бланков установлен определенный комплекс обязательных реквизитов (элементов), которые располагаются в установленном порядке. Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов.

Однако в последнее время, все реже используются типовые бланки, так как письмо со всем необходимым оформлением, можно распечатать при помощи принтера. Официальное письмо, состоит из «рамки», основного текста, которое содержит сведения об адресанте, сокращенное или полное наименование компании-отправителя, ее телеграфный или почтовый адрес, номер факса и телефона, номер той телеграммы или того письма, которое стало поводом для переписки.

В стандартных формулярах устанавливаются размеры полей и форматы документов, которые входят в состав определенной системы документации, так же имеется конструкционная сетка образца, правила и реквизиты ее расположения. Документы, которые входят в данную систему документации, состоят из 3 х частей, которые располагаются в конкретных зонах. Данная компоновка документа, служит быстрому восприятию текста.

Введение стандарта на бланк – формуляр, позволяет:

• Уменьшить цену машинописных работ;
• Организовать централизованное создание бланков для официальных писем;
• Сократить трудозатраты на оформление и составление писем;
• Облегчить визуальный поиск нужной информации;
• Расширить возможности применения организационной и вычислительной техники для обработки писем.

Официальное письмо имеет следующие реквизиты:

• Эмблема или логотип компании;
• Государственный герб;
• Если имеется код по ОКУД;
• Код ОКПО;
• Наименование компании;
• Юридический и почтовый адрес;
• Номер факса;
• Номер телефона;
• Банковские реквизиты;
• Индекс документа;
• Дата;
• Ссылка на дату и индекс входящего письма;
• Заголовок к тексту;
• Адресат;
• Текст;
• Телефон и фамилия исполнителя;
• Подпись.

Совокупность всех реквизитов письма, называется формуляром. Официальное письмо – это единственный документ, на котором не проставляется название его вида. Официальное письмо: существующие виды и правила оформления, мы постарались детально рассмотреть в этой статье и привели пример правильного его написания.

Официальное письмо образцы:

Источники: http://www.delopis.ru/, http://edu-sovet.ru/content/pravilnoe-oformlenie-pisem, http://bbcont.ru/business/oficialnoe-pismo-suszestvuyuszie-vidy-pravila-oformleniya.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения

loading...