Главная » Как правильно оформить

Правильно оформить письмо просьбу

Главная Письма Как написать письмо с просьбой

Как написать письмо с просьбой

Письмо-просьба – отдельный вид делового письма. Цель его составления заключается в стремлении подвигнуть получателя к какому-либо определенному действию. Получателем, то есть лицом, к которому направлена данная просьба, может являться как юридическое, так и физическое лицо. Если письмо адресуется организации или предприятию, его принято составлять на имя руководителя этого предприятия.

Составление

В большинстве случаев письмо оформляется на фирменном бланке компании-отправителя. При этом структура письма выглядит следующим образом:

  • исходящий номер и дата составления документа;
  • данные составителя (ФИО и должность лица, являющегося инициатором создания письма);
  • наименование документа, в котором кратко (одной фразой) обозначается его суть;
  • обращение к получателю (чаще всего используется личностное обращение, например, «Уважаемый Федор Степанович!»);
  • основной текст письма-просьбы, начинающийся с фразы, содержащей глагол «просить», например, «Просим Вас сообщить…», «Просим Вас оказать содействие…» или «Просим Вас предоставить…»;
  • вежливая форма выражения надежды на благоприятный исход дела, при этом используются фразы «Надеемся на положительное решение нашего вопроса» или «Надеемся на Вашу помощь в…»;
  • подпись составителя (чаще всего письмо-просьба подписывается руководителем организации, его заместителем или начальником структурного подразделения).

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю. Для этого необходимо указать контактную информацию лица, выражающего просьбу.

Нередко возникает ситуация, когда составитель имеет несколько просьб к получателю, требующих удовлетворения. В таком случае целесообразно изложить все имеющиеся просьбы в одном письме, при этом разделив основной текст на абзацы. Это позволит существенно сократить документооборот, а также сэкономить время, как отправителя, так и адресата.

Письмо-просьба предполагает получение ответного письма, в котором будет содержаться положительный, либо отрицательный ответ на изложенную просьбу. Если исходное письмо содержит несколько просьб, в письме-ответе приводятся результаты рассмотрения каждой такой просьбы.

Поделитесь с коллегами:

Как написать письмо просьбу

Наверно хоть раз в жизни каждого человека стояла задача написать письмо-просьбу. Этот вид письма является довольно частой формой переписки. Как правильно написать письмо-просьбу зависит от многих факторов. Такие письма можно отправлять и другу, и бывшему начальнику, и подчиненному, и любимому учителю, и много еще кому. Естественно, каждое письмо имеет свои нюансы в составлении. Предлагаю вначале рассмотреть общие правила написания данных писем, а затем разберемся с особенностями каждого.

Итак, как написать письмо просьбу: оно должно быть четким и ясным, без намеков и надуманных оборотов. Всегда излагайте суть дела, если адресату будут нужны какие-либо подробности, он сообщит об этом в ответном письме. При написании письма, продумайте веские причины, по которым вы обращаетесь именно к этому человеку. Не забудьте указать информацию, по которой человек вас вспомнит. Если это ваш бывший сосед, то укажите адрес, по которому вы проживали. Если это бывший начальник, то укажите время, когда вы работали и на какой должности. Это все поможет вам приблизиться к положительному ответу на просьбу. Если это имеет место быть, то адресату надо очень тактично объяснить, какие преимущества он сможет получить, в случае положительного ответа на письмо, но только очень деликатно, что бы не обидеть. Мы рекомендуем придерживаться при составлении такого рода писем следующей универсальной структуры:

  1. Вводная часть. Изложите суть дела. Объясните мотивы и цели вашего прошения, его основания.
  2. Далее сама просьба. Рекомендуется использовать производные слова «просить». Но слов просьбы можно избежать, если например, написать: «Мы надеемся, что Вы пойдете нам на встречу и позволите воспользоваться…» Можно выразить несколько просьб: «Одновременно прошу…». Если ваша просьба ограничена сроками, то обязательно уточните их в письме. Желательно, чтобы просьба была выражена в нескольких предложениях, не более.
  3. В конце письма обязательно укажите полную контактную информацию: полное имя, почтовый адрес, электронный адрес, номер телефона. Попросите адресата связаться с вами, если ему потребуется дополнительная информация по вашему запросу. Еще есть один момент. Благодарить заранее читателя вашего письма или нет. Мы считаем, что не стоит, т. к. в случае невозможности выполнить вашу просьбу, вы оба будете в неловком положении. Но непременно нужно поблагодарить, если просьба будет выполнена.

Как написать письмо-просьбу?

Правильно составленное письмо - просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.

Не врите

Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас. Старайтесь не приукрашивать ситуацию выдуманными или нереальными событиями. Иначе вы рискуете остаться без поддержки, так вам сейчас необходимой.

Будьте кратки

Письмо, включающее просьбу о помощи, не должно быть чересчур объемным. Четко и ясно, понятным языком излагайте свои мысли. Не вдавайтесь в описание мельчайших деталей и подробностей, без которых можно обойтись. Это только мешает достижению поставленной цели и раздражает читателя.

Продумайте основную причину, по которой предпочли со своей просьбой обратиться именно к этому человеку. Не лишним может оказаться упомянутое вскользь ваше отношение к личным качествам адресата, однако но не переусердствуйте с лестью. Подчеркните в письме, какую выгоду адресат может извлечь для себя, помогая вам.

Повторное обращение

Как правильно написать письмо-просьбу, если вы повторно обращаетесь к этому человеку? В этом случае в письме отдельно необходимо выразить благодарность за ранее оказанную помощь или предоставленную услугу. Нужно объяснить, что именно это послужило одной из причин для нового обращения к нему. Нескольких предложений будет вполне достаточно, чтобы поблагодарить адресата.

Обстоятельства непреодолимой силы

Всегда принимайте во внимание, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть подвержен влиянию обстоятельств, которые могут повлиять на его решение. И о том, что вы не в силах выгадать благоприятный момент, когда ему на глаза попадется ваше письмо–просьба. Пример такого состояния может быть, когда человека мучает зубная боль, или все мысли его занимает незаслуженно полученный нагоняй от начальства. Обстоятельства могут быть различны. С этим вы ничего не сможете поделать. Ваша задача – постараться продумать, как правильно написать письмо–просьбу, избегая ошибок, которые могут повлиять на решение вопроса не в вашу пользу. Неудачный словесный оборот, нечеткие формулировки, неправильное обращение – могут испортить настроение адресата и стать причиной вашего неуспеха.

Помните, что ваше письмо должно быть искренним. Между строк должно читаться ваше самоуважение, достоинство, и что немаловажно – вера в успех, и поддержку человека, к которому вы обратились. Надежда на проявление понимания, порядочности и великодушия с его стороны.

Письмо незнакомцу

Важный момент, который не стоит недооценивать при написании любого письма, а тем более письма с просьбой, адресованного незнакомому вам человеку – это приветствие. Ваше письмо будет прочитано с большим вниманием, если вы сможете сделать его личным и поприветствуете получателя по имени. Когда вы обдумываете, как написать письмо - просьбу незнакомому человеку, стоит учесть, что персонализация – это гарантия того, что ваше письмо будет хотя бы просмотрено. Соблюдайте следующие правила:

  1. Правильно формулируйте тему обращения. Старайтесь всегда заполнять это поле.
  2. Емко формулируйте, зачем необходимо человеку это письмо. Впишите это в заголовок. Это поможет вам привлечь внимание к сообщению.
  3. Если есть возможность, предварительно созвонитесь с получателем и обговорите причину обращения. В этом случае появляется надежда, что сообщение не попадет в спам автоматически.
  4. Используйте “комбинацию Т”:
    • творческая тема;
    • топик с контактами;
    • текст в теле, а не во вложении.
    • В конце письма, повторно напоминаете о своей просьбе, перефразировав ее. Потом вежливо попрощайтесь, мимолетно поблагодарив за потраченное адресатом время на прочтение сообщения.
    • Уточните, в какой форме вы ожидаете обратный отклик. И конечно не забудьте указывать все варианты способов связи с вами.

    Ингода проще составить обращение, если у вас есть пример, как написано письмо–просьба. Образец можно посмотреть, перейдя по следующей ссылке .

    Ожидание ответа

    Итак, письмо написано и отправлено. Ожидая ответ, стоит иметь ввиду, что если письмо носило официальный характер, просьба адресована чиновнику, то существует регламентированный срок, в течение которого вам обязательно ответят. В иных случаях все зависит от воспитания человека, к которому вы обратились с письмом-просьбой.

    Источники: http://mirblankov.ru/kak-napisat-pismo-s-prosboj/, http://lifesguide.ru/kak-napisat-pismo-prosbu, http://elhow.ru/internet/elektronnaja-pochta/kak-napisat-pismo-prosbu

    Комментариев пока нет!

    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр внизу: код подтверждения